Wdrożenie enova365 w Trakcja S.A.
Trakcja jest liderem w branży budownictwa infrastrukturalnego. Głównym powodem wdrożenia przez nią programu enova365 było zwiększenie funkcjonalności i elastyczności systemu kadrowo-płacowego oraz wprowadzenie w firmie Pracowniczych Planów Kapitałowych.
Zaproponowane rozwiązania sprawdziły się także w czasie pandemii covid-19, kiedy koniecznością stała się praca na odległość. Obostrzenia w różnych sektorach gospodarki spowodowały liczne, nowe regulacje dotyczące kadr i płac. enova365 okazała się w tej sytuacji znakomitym rozwiązaniem, ponieważ system aktualizowany jest do obowiązujących przepisów na bieżąco.
Funkcjonalności jakie wdrożyło Alt One w Trakcji to:
obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych
dostosowany do specyfiki firmy podzielnik płac wraz z podzielnikiem kosztów oraz opcją rozliczania nadgodzin na żądanie
dodatkowy moduł karty pracy, pozwalający na wprowadzanie danych dotyczących czasu pracy poszczególnych pracowników wraz z przypisaniem do odpowiednich projektów
zwiększenie bezpieczeństwa korzystania z systemu poprzez autorskie narzędzie do logowania Alt One 2FA – Podwójna Autentykacja
zintegrowanie enova365 z modułem finansowo-księgowym funkcjonującym w firmie
Dlaczego Trakcja potrzebowała wsparcia w obszarze kadr i płac?
Grupa Trakcja w 2019 roku uplasowała się na 10 miejscu wśród największych firm budowlanych w Polsce. Specjalizuje się w budowie linii kolejowych, tramwajowych i trolejbusowych. Realizuje kontrakty na drogi, mosty i obiekty inżynieryjne. Wykonuje sieci dystrybucyjne i przesyłowe dla branży elektroenergetycznej. W jej skład wchodzi 8 spółek, rocznie realizuje ponad 100 kontraktów.
W ostatnich latach spółka rozpoczęła ponad 60 procesów restrukturyzacyjnych, wśród nich wiele związanych z obszarem HR. Marcin Lewandowski, prezes zarządu, dyrektor generalny Trakcji w wywiadzie dla “Rynku Infrastruktury” z 21.07.2020 roku, odnosząc się do tych planów powiedział:
“Chcemy dysponować instrumentami wychwytywania najlepszych pracowników, nagradzania za wydajną pracę, ale też mieć czytelne narzędzia pomiaru wydajności tej pracy na każdym ze stanowisk, abyśmy mogli docierać do tych obszarów w firmie, które nadal wymagają naprawy. Zależy nam, aby wydajne procesy controllingowe wychwytywały niezgodności i pozwoliły w porę reagować na ewentualne problemy.”
Za wsparcie w osiągnięciu tych celów w zakresie kadr i płac odpowiada m.in. wdrożony przez Alt One system enova365.
Jak enova365 pomaga obsłużyć Pracownicze Plany Kapitałowe?
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) obowiązują największe polskie zakłady pracy od lipca 2019 roku. To powszechny i dobrowolny system długoterminowego oszczędzania na cele emerytalne. Trakcja zatrudnia około 1500 pracowników. Firma miała obowiązek stworzyć wszystkim warunki dołączenia do PPK. Dzięki enova365 ich obsługa jest prosta i nieangażująca. System może:
ewidencjonować, czy pracownik przystąpił czy zrezygnował z PPK
naliczać kwoty wynikające z przepisów
przesyłać dane do odpowiednich instytucji finansowych zarządzających program
Jak enova365 wspiera ewidencję księgowo-kadrową w Trakcji przez zastosowanie podzielników?
System enova365 jest narzędziem wielofunkcyjnym. Przy jego wsparciu można prowadzić zatrudnienia pracowników, naliczać wynagrodzenia, akceptować wnioski kadrowe dotyczące ewidencji czasu pracy czy nieobecności.
Jednym z bardziej cenionych przez użytkowników modułów jest Pulpit Pracownika. To webowa aplikacja dostępna z poziomu przeglądarki internetowej lub aplikacji na smartfona. Za jej pośrednictwem każdy pracownik ma na bieżąco dostęp do swojej firmowej ewidencji. Może więc na przykład:
nie wychodząc z domu złożyć wniosek o urlop, o opiekę nad dzieckiem lub inną nieobecność
mieć wgląd w comiesięczne paski wypłat i historię wynagrodzeń
sprawdzić, ile czasu przepracował w danym miesiącu i ile ma nadgodzin
wypisać i rozliczyć delegację
uzyskać dostęp do deklaracji podatkowej
załatwiać bieżące sprawy kadrowe np. zgłosić zmianę rachunku bankowego, adresu, dokumentu tożsamości, zgłosić nowego członka rodziny
Słowem, przy użyciu poręcznej aplikacji może zrobić to wszystko z czym dawniej musiał udać się osobiście do działu kadr, tracąc nie tylko swój czas. Co ważne, może się tym zająć o każdej porze dnia i nocy. Wniosek składa internetowo, za pośrednictwem swojego pulpitu. Po jego zaakceptowaniu otrzyma powiadomienie o zrealizowaniu zadania. W przypadku Trakcji, której pracownicy rozrzuceni są po różnych regionach kraju to ogromne ułatwienie. Także w dobie covidu to rzecz nie do przecenienia.
Na potrzeby spółki włączony został bank nadgodzin. Pracownik w każdej chwili, na żądanie, może sprawdzić na swoim pulpicie ilość nadgodzin i zawnioskować o odbiór dnia wolnego. A jeśli o to nie wystąpi, w określonym cyklu rozliczeniowym nadgodziny te przekształcą się na wypłaty pieniężne. Bank nadgodzin umożliwia pracownikowi decydowanie, czy odbierze dzień wolny czy woli ekwiwalent. Sprawia też, że system jest przejrzysty i niweluje ryzyko jakichkolwiek nadużyć.
W system enova365 wbudowany jest autorski moduł podzielnika, który rozróżnia miejsca powstawania kosztów (MPK). Elementy wynagrodzenia pracownika na potrzeby księgowości, rozbijane są na poszczególne składowe: księgowe, czyli np. nadgodziny, premie i inne dodatki oraz na poszczególne projekty, co usprawnia wiele procesów.
Dla przykładu, w Trakcji kierownik nadzoru budowy zatrudniony jest przy trzech inwestycjach. Na jednej spędza połowę czasu pracy, na pozostałych po ¼. Przy generowaniu wypłaty i przygotowaniu dekretu księgowego kwota jest automatycznie dzielona na poszczególne projekty i przesyłana do systemu finansowo-księgowego. Jeśli kierownik zarobił miesięcznie 10 tys. zł. to zarówno on jak i dział kadrowo-księgowy mają informację, że 5 tys. naliczone zostało za pracę na jednej budowie, a po 2,5 tys. na dwóch pozostałych. Na tej podstawie zarządzający mogą oszacować na ile rentowna jest polityka kadrowa firmy, czy ten wysoko wyspecjalizowany kierownik musi obsługiwać także mniej wymagające odcinki. Umożliwia też na weryfikację kosztów projektów. Jeśli Trakcja realizuje równolegle kilka inwestycji, to wiadomo jakie koszty generuje każda z nich i na ile są one zyskowne.
Wartości podzielnika można modyfikować z miesiąca na miesiąc. Ma to zastosowanie, kiedy zachodzą nieplanowane zmiany i pojawiają się ponadstandardowe koszty, np.: gdy operator koparki przesuwany jest na różne budowy. enova365 po wpisaniu konkretnych okresów proporcjonalnie rozliczy wszystkie koszty na właściwe konta księgowe. Dział kadrowy natomiast uzyska informację jaki jest koszt oddelegowania pracownika na określony odcinek.
enova365 oszczędza czas i ułatwia ewidencję przepracowanych godzin. Elektroniczny grafik pracownika podzielony jest na dni robocze z przypisanymi zadaniami. Jeśli zachodzą w nim modyfikacje, np.: należy uwzględnić nadgodziny czy pracę nocną, kierownik edytuje odpowiednie pola. Zajmuje mu to nie więcej niż 15-20 sekund. A co najważniejsze wprowadzone dane automatycznie pojawiają się w całym systemie kadrowo-płacowym. Menedżerowie, korzystając z Pulpitów Pracownika ewidencjonują czas pracy z podziałem na projekty. Zespół płacowy nie musi go wprowadzać z arkuszy Excel czy maili. Przygotowanie listy płac jest więc mniej pracochłonne.
Z enova365 wprowadzanie danych i obsługa pracowników angażuje mniej osób i trwa krócej:
obsługa wniosku kadrowego – 2 minuty!
wprowadzenie czasu pracy za miesiąc z przypisaniem do projektów – do 10 minut!
pobranie przez pracownika paska wypłaty czy informacji o średnich dochodach – 1 minuta!
naliczenie wynagrodzeń z podziałem na projekty dla 1500 pracowników - 10 minut!
eksport danych do księgowości – tylko 3 kliknięcia po zatwierdzeniu listy płac
udostępnienie rocznej deklaracji PIT wszystkim pracownikom – 3 minuty!
Spersonalizowane rozwiązanie – ewidencja czasu pracownika z podziałem na projekty
Trakcja realizuje równolegle wiele inwestycji. Dzięki dedykowanemu rozwiązaniu Alt One – ewidencji czasu z podziałem na projekty uzyskuje informacje o kosztach jakie generują poszczególne projekty, np.: ilu ludzi zostało delegowanych na daną budowę, na jak długo. Na tej podstawie może monitorować i optymalizować koszty związane z poszczególnymi kontraktami i szacować przyszłe realizacje.
Posługując się przykładem z budowy: brygadzista kierujący 10 osobami ma obowiązek ewidencjonowania ich czasu pracy. Elektromonter z zespołu często kierowany jest na różne odcinki budowy i do innych projektów. Dzięki funkcji ewidencji czasu z podziałem na projekty brygadzista będzie wiedział, ile czasu i przy jakim zadaniu spędził ten pracownik, ile wypracował nadgodzin. Przy użyciu tego podzielnika wygenerowana zostanie potem wypłata.
System ma jak najdokładniej odpowiadać specyfice i potrzebom klienta. Na życzenie Trakcji enova365 została rozbudowana o dodatkową funkcjonalność – podwójną akceptację czasu pracy osób zatrudnionych w firmie. Poza brygadzistą, wspomnianego elektromontera kontroluje teraz także kierownik działu, który może przypisać wyróżniającym się pracownikom premie.
Autorska aplikacja Alt One 2FA – Podwójna Autentykacja
Ta dodatkowa opcja enova365, zaprojektowana przez Alt One, zabezpiecza logowanie do pulpitu pracownika przez podwójną weryfikację. Poza standardową procedurą – login i hasło, dochodzi jeszcze autoryzacja jednorazowym kodem, który użytkownik otrzymuje SMS-em.
Klientowi zależało, by z pulpitów korzystała większość pracowników. Tymczasem duża część załogi pracuje w terenie, na budowach rozproszonych po całej Polsce, a nawet za granicą. Przeważnie korzysta z urządzeń mobilnych w otwartej sieci internetowej. Wprowadzenie podwójnej autentykacji oraz szyfrowanego połączenia z systemem gwarantuje najwyższe bezpieczeństwo danych. Także sami pracownicy mogą bez przeszkód korzystać na telefonach ze swoich pulpitów do załatwiania kadrowych spraw.
Integracja z dotychczasowym systemem finansowo-księgowym
Dane o kosztach pracowników przetwarzane przez enova365 muszą być księgowane w dotychczasowym programie, z którego korzysta Trakcja. Konieczna była więc synchronizacja obydwu systemów. W tym celu Alt One przygotował specjalny interface do automatycznej wymiany danych. Dzięki wprowadzonemu webserwisowi, po wygenerowaniu listy płac zainstalowany moduł komunikuje się między dwoma systemami i dokonuje automatycznego przesyłu danych w formie polecenia księgowania. Dla użytkowników to proces niezauważalny i nie nastręcza żadnej dodatkowej pracy ani kosztów.
Kastomizacja i aktualizacja produktu wedle potrzeb klienta
W 2020 roku w związku z pandemią pojawiało się wiele szczegółowych rozporządzeń dotyczących pracy zdalnej i jej ewidencjonowania. Nowością były na przykład wnioski o opiekę nad dziećmi w czasie kwarantanny. I tutaj system enova365 ujawnił swoje atuty. Tylko w 2020 roku kilkanaście razy był aktualizowany zmieniających się do przepisów. Zespół wsparcia Alt One na bieżąco i w ramach gwarancji instaluje nowe wersje programu oraz autorskie dodatki, dbając o to, by współgrały one z systemem Trakcji.
Regularnie dokonuje się też kastomizacji enova365. Na potrzeby Trakcji przygotowywana jest właśnie nowa funkcjonalność do aplikacji mobilnej. Umożliwi ona brygadzistom nie tylko uzupełnianie godziny pracy członków ekipy, ale też wpisywanie danych co przez ten czas zrobili. Dla wszystkich uprawnionych dostępna będzie informacja, że np.: robotnik X w przeciągu 8 godzin pracy ułożył 100 m.kw. płytek. Pozwoli to na obiektywne ocenianie pracy poszczególnych osób i premiowanie najlepszych. Aplikacja posłużyć może też do precyzyjniejszego szacowania, ile czasu potrzebuje zespół do wykonania zadania, co ma z kolei znaczenie przy planowaniu kontraktów.
W systemie Grupy Trakcja zostanie też wkrótce uruchomiony mechanizm pozwalający na przypisanie do pracownika różnych kompetencji. Dzięki temu wiadomo będzie kto ma jaką specjalizację. Da też zarządzającym informację, które umiejętności powinny być rozwijane. W Trakcji jest duża rotacja w zespołach. Do tej pory określanie kompetencji wymagało uzupełniania kolumn w Excelu, przenoszenia danych z jednej tabeli do drugiej i angażowało wiele osób. Teraz wprowadzanie zmian będzie maksymalnie uproszczone, niemal na jeden “klik”. Informacje wprowadzone raz do systemu będą kolportowane na wszystkie elementy, gdzie dana zmienna występuje. Jeśli pracownik zmieni brygadę, to informacja o nim pojawi się w analizie wszystkich zadań, do których jest przypisany. Poza tym, że daje to oszczędność czasu, umożliwia rzetelną ocenę i to nie tylko poszczególnych pracowników, ale też całych zespołów. Dział kadr będzie mógł na tej podstawie przygotować zbiorcze zestawienia i zalecenia dla wszystkich kierowników i brygad.
Opinia o współpracy z Alt One wystawiona przez Grupę Trakcja S.A.
Wdrożenie enova365, wedle zarządzających spółką Trakcja, usprawniło obsługę pracowników, a przede wszystkim zminimalizowało ryzyko wystąpienia błędów przy rejestrowaniu czasu pracy i naliczaniu płac. Pozwoliło też na rzetelniejszą analizę kosztów i rentowności poszczególnych działów firmy. Docenili też Podwójną Autentykację.
„Z pełnym przekonaniem mogę polecić współpracę z firmą Alt One oraz przygotowaną przez nią aplikację 2FA – Two Factor Authenticator. Chwalę sobie także sam proces wdrożenia oraz kontakt podczas ustalania szczegółów – wszystko przebiegło sprawnie i przyjemnie.”
– Dyrektor Działu Zasobów Ludzkich w Grupie Trakcja.
Alt One na bieżąco definiuje potrzeby firmy związane z obsługą pracowników. Proponuje też najkorzystniejsze i najbardziej aktualne rozwiązania. Tym samym staje się partnerem i kreatorem nowoczesnego, zoptymalizowanego podejścia do kadr i płac.
