Wdrożenie enova365 w MEN

Wdrożenie enova365 w MEN

Ministerstwo Edukacji Narodowej – polski urząd administracji rządowej obsługujący ministra właściwego do spraw działu administracji rządowej oświata i wychowanie. Ministerstwo składa się z 15 biur i departamentów, zatrudniając setki pracowników.

Wyzwanie

Konieczność konsolidacji procesów, potrzeba szybkiego przetwarzania informacji, budżetowanie a także prognozowanie wydatków oraz pozyskanie środków unijnych i konieczność ich szczegółowego rozliczania przyczyniły się do podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu klasy ERP. Centrum Informatyczne Edukacji poszukiwało elastycznego i łatwego w integracji rozwiązania, które umożliwiłoby jego dostosowanie do potrzeb firmy, a także zapewniło stabilność i kompleksową funkcjonalność w takich obszarach:

• Finanse i Księgowość (FK)
• Kadry i płace
• Gospodarka magazynowa
• Środki trwałe
• Budżetowanie
• Integracja z własnym portalem

Przed wdrożeniem systemu ERP Ministerstwo korzystało m.in. z autorskiego systemu w obszarze FK oraz innych autorskich systemów do obsługi kadr i płac oraz gospodarki magazynowej i środków trwałych. Utrzymanie spójności danych między poszczególnymi systemami, szybkość przepływu informacji, konieczność ciągłego dostosowania systemów do przepisów prawnych okazało się na tyle trudne i kosztowne, że podjęto decyzję o wyborze systemu klasy ERP. W rezultacie postępowania przetargowego, którego jednym z etapów była prezentacja systemu, MEN wybrało rozwiązanie enova365, które miało objąć obszar FK, gospodarki magazynowej, kadr i płac, środków trwałych oraz budżetowania.

Wdrożenie

Wśród wielu stawianych wyzwań warto wymienić:

• migrację danych z zakresu kadr i płac za ponad 10 letni okres pracy autorskiego sytemu dla ponad 500 pracowników,
• zachowanie ciągłości pracy operacyjnej,
• utworzenie mechanizmu podziału wynagrodzeń, zobowiązań i przelewów wg projektów,
• wykonanie sprawozdań finansowo-księgowych przeznaczonych dla strefy budżetowej
• konsolidacja danych z pozostałych systemów w jednym systemie ERP.

Stworzona koncepcja systemu obejmowała także prace w dziale budżetowania, prognozowania i analiz.

Prace implementacyjne trwały 12 miesięcy i zakończyły się sukcesem.

Indywidualne dostosowanie do potrzeb organizacji

Aby sprostać założonym celom, konieczne było wprowadzenie istotnych zmian w zakresie obsługi podstawowych procesów biznesowych. Kluczowa była decyzja o wprowadzeniu podzielnika kosztów wynagrodzeń, umów oraz faktur kosztowych wg przyjętej klasyfikacji budżetowej. Warunkowało to możliwość dowolnego podziału wynagrodzeń, zobowiązań wg wcześniej przyjętego klucza, z pełnym opisem wg klasyfikacji budżetowej. Funkcjonalność którą udało się uzyskać, umożliwia podział dowolnych elementów wynagrodzenia wg odrębnego klucza, definiowanego w czasie. Poprzedni system kadrowo płacowy umożliwiał podział całego wynagrodzenia wg max. 4 kluczy.

Podział wynagrodzeń wg 15 projektów

Rozliczanie projektów UE wymusiło podział poszczególnych elementów wynagrodzeń wg nawet 10 – 15 projektów, z czego każdy musiał być dodatkowo podzielony wg stałego klucza 85 oraz 15%, wg schematu podziału dopłat dla danego beneficjenta.

Nastąpiła również zmiana w zakresie obsługi podstawowych procesów biznesowych. Zaimplementowano mechanizmy wspomagające prowadzenie budżetu zadaniowego, pilnowanie przekroczeń, wprowadzanie korekt i prezentacji danych poszczególnym departamentom ministerstwa. Dzięki ewidencji wszystkich pozycji budżetu w systemie ERP, wartości planu, korekt oraz jej przyczyn, nastąpiła możliwość generowania decyzji budżetu prosto z systemu budżetowego, a także jej automatyczne zaksięgowanie.

Kolejnym obszarem była integracja enova365 z intranetem ministerstwa w zakresie prezentacji przypisanych środków trwałych do poszczególnych pracowników oraz akceptacja ich przyjęcia. W poprzednim modelu były to osobne bazy danych (portalu oraz moduł środków trwałych) które często nie były spójne. W celu ujednolicenia danych został opracowany nowy model integracji z systemem ERP, w oparciu o bezpośrednią komunikację między systemami z wykorzystaniem technologii webservices.

Moduł ABI

Moduł ABI jest rozszerzeniem standardowej funkcjonalności systemu enova365 o zagadnienia związane z prowadzeniem ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, w tym posiadających dostęp do systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych oraz ich pełną kontrolę z poziomu systemu eova365.
Dodatek Alt One oferuje następujące funkcjonalności:

• zakładanie kartotek osobowych
• możliwość użycia pracownika niezatrudnionego tzn. osoby spoza firmy, bez uzupełnionych danych o umowie, która ma dostęp do danych osobowych ,
• przypinanie upoważnień do utworzonych kartotek
• do nadanego upoważnienia przypisujemy konkretny system/systemy informatyczne, które łączą się z danym upoważnieniem – specyfikujemy system oraz login konkretnego użytkownika (konto),
• możliwość utworzenia nielimitowanej liczby upoważnień i dostępów – obsłużenie pełnej historyczności nadawania kolejnych uprawnień,
• obsługa przypadku kiedy dostęp do systemu nadawany jest na inny okres (w domyśle krótszy) niż okres upoważnienia,
• przemyślane filtrowanie na dodatkowych listach – np. możliwość wyświetlenia kartotek osób (nie)zatrudnionych, z upoważnieniami w danym okresie, dostępów tylko do konkretnego systemu, itp.
• ochrona przed błędami użytkownika – np. ostrzeżenie kiedy okres dostęp do systemu nie zawiera się w okresie upoważnienia, pilnowanie uzupełnienia wymaganych pól, itp.

Obsługa służby cywilnej

Zgodnie z wymogiem ustawy o służbie cywilnej w programie enova365 należało dodać funkcjonalność obsługi tego typu pracowników.
Członkowie korpusu służby cywilnej czyli osoby, które są pracownikami służby cywilnej, urzędnikami służby cywilnej lub są zatrudnione na wyższych stanowiskach w służbie cywilnej.
Funkcjonalność tego rozwiązania polega przede wszystkim na przypisaniu takich osób do odpowiednich grup (m.in. pracownicy s.c., urzędnicy s.c., wyższe stanowiska stanowiskach urzędniczych (również jakie).
Zebrane zostały informacje o okresie służby przygotowawczej, jej wyniku, stopniu służbowym, etc., a także informacje potrzebne do wartościowania stanowiska (opisu stanowiska).
W systemie dodany został także dodatek służby cywilnej który wylicza się na podstawie stopnia służbowego.  Całość została „okraszona” niezbędnymi raportami.

Obsługa budżetów zadaniowych

Budżetowanie służy do planowania oraz kontroli realizacji budżetu projektów. Wspiera przydzielanie zadań do osób nadzorujących proces budżetowy, umożliwia proste i sprawne tworzenie różnego rodzaju budżetów.
Kluczowe funkcjonalności:

• ewidencja wszystkich projektów, w tym finansowanych przez UE
• prowadzenie budżetu MEN wraz z całą klasyfikacją oraz podziałem na użytkowników
• weryfikacja przekroczeń do planu budżetu MEN
• tworzenie decyzji budżetu
• automatyczne księgowanie zmian na podstawie decyzji
• wyświetlanie wykonania na pozycjach budżetowych wg planu kont, a nie z przypisanych dokumentów,
• wyświetlanie budżetu w ramach departamentów,
• wyliczenie dokumentu decyzji wg różnych kryteriów, z podziałem na budżet polski oraz europejski.

Zobacz inne wdrożenia enova365