Wdrożenie enova365 w holdingu

Klient

Grupa kapitałowa działająca w obszarach e-commerce, reklamy i mediów, właściciel portali internetowych. Spółka zatrudnia ponad dziesięć tysięcy osób.

Potrzeby:

• odzwierciedlenie struktury holdingowej w jednej bazie danych;
• kompleksowa obsługa procesów administracyjnych związanych z obsługą kadr i naliczaniem wynagrodzeń;
• wdrożenie portalu do komunikacji z pracownikami;
• konieczność przyspieszenia procesu przygotowywania raportów z wielu spółek;
• elektroniczny obieg dokumentów i wniosków pracowniczych;
• interfejsy umożliwiające pobieranie danych z systemów zewnętrznych.

Realizacja projektu

W pierwszym etapie zebraliśmy szczegółowe potrzeby Klienta i przygotowaliśmy analizę przedwdrożeniową. Jej celem było zdiagnozowanie aktualnych procesów, wybranie ogniw do likwidacji lub dokonania transformacji i wypracowanie nowych procesów. Na bazie tych informacji powstał dokument zawierający opis potrzeb biznesowych, wymagań funkcjonalnych oraz budżet i harmonogram projektu.
Następnie przygotowana została struktura organizacyjna dla wszystkich spółek holdingu, dzięki której mogliśmy opracować dedykowaną ścieżkę uprawnień funkcjonalnych w programie enova365.

Kolejnymi ważnymi elementami projektu były:
• procesowanie zatrudnienia i zmiany warunków zatrudnienia, z rozsyłaniem informacji do odpowiednich grup odbiorców np. w przypadku zatrudniania: założenie dostępów domenowych, przygotowanie stanowiska pracy, czy w przypadku zmiany warunków zatrudnienia: informacja o zmianie stanowiska;
• dedykowane wydruki i raporty, np. wydruki wzorów umów, pakiet raportów B2B;
• integracja enova365 z systemami zewnętrznymi: Microsoft Dynamics AX, Symfonia, systemem rekrutacyjnym oraz rejestratorem czasu pracy;
• skomplikowana i dedykowana ścieżka uprawnień.

Zakresem wdrożenia objęte zostały obszary HR działalności przedsiębiorstwa przy wykorzystaniu następujących modułów systemu enova365: Kadry i Płace, Workflow, Pulpity Pracownika i Kierownika.

Mechanizm podzielnika kosztów

W ramach wdrożenia uruchomiliśmy autorski mechanizm Alt One Analizy Excel Płace, który pozwala na tworzenie raportów według podzielnika kosztów. Funkcjonalność umożliwia podział wynagrodzenia  bądź wybranych jego elementów według zapisanych proporcji. Do danego pracownika może zostać przypisana dowolna liczba podzielników. Za pośrednictwem tego modułu Klient może analizować wszystkie elementy składowe wynagrodzenia.

Czytaj więcej o rozwiązaniu Alt One Analizy Excel Płace⇒

Ewidencja umów B2B

Jako kolejny z ciekawszych elementów funkcjonalnych zrealizowanych w ramach tego projektu można wymienić rozwiązanie dedykowane dla obszaru obsługi pracowniczej. Autorski moduł Alt One Umowy B2B usprawnia kompleksową obsługę całego cyklu życia umowy z współpracownikami B2B. Wsparcie procesu zaczyna się już na etapie tworzenia umowy, ułatwiając rejestrowanie wraz z określeniem szczegółowych warunków współpracy (wynagrodzenie, premie, dodatki funkcyjne, telefon itp.) oraz ewidencję miesięcznych rozliczeń. Na podstawie danych wprowadzonych do systemu, operator płacowy jest w stanie automatycznie przygotować miesięczne rozliczenia do każdej umowy pracowników B2B, co umożliwia jednocześnie weryfikację zgodności wystawionych faktur.

Elektroniczny obieg dokumentów

Wdrożyliśmy procesy odpowiedzialne za dystrybuowanie czynności związane z zatrudnieniem oraz automatyczne powiadamianie wielu działów o zaistniałym zdarzeniu.

Stworzyliśmy następujące procesy workflow dostosowane do in­dy­wi­du­alnej struk­tury fir­my Klienta:

Wniosek o nieobecność

Zatrudnienie pracownika

Zmiana warunków zatrudnienia

Wniosek o odejście pracownika

Każdy z tych obiegów umożliwia wysyłanie powiadomień systemowych w formie wiadomości email. Osoby uczestniczące w procesie mogą dodać komentarz, wczytać dodatkowe załączniki a także na każdym etapie sprawdzić do kogo trafił dany dokument. Dzięki zastosowaniu automatycznych ścieżek akceptacyjnych, zgodnych ze strukturą organizacyjną firmy, każdy dokument oraz akceptacja są realizowane przez wyznaczonych pracowników zgodnie z przydzielonymi im uprawnieniami.

Wniosek o zatrudnienie pracownika:

Efekty:

• Wdrożenie we wszystkich spółkach nowoczesnego systemu z jedną spójną bazą pozwala na zbiorcze raportowanie danych, uporządkowanie i ujednolicenie procesów wraz z zarządzanie nimi, wyeliminowanie duplikowania danych.
• Usprawnione zostało zarządzanie kadrami: przepływ informacji od momentu zatrudnienia, poprzez zmianę warunków, nieobecności aż po zwolnienie.
•  Znacznie skrócony czas procesów akceptacji dokumentów kadrowych.
• Zastosowanie oprogramowania do zarządzania tożsamościami i dostępami porządkuje uprawnienia użytkowników, co prowadzi bezpośrednio do wzrostu bezpieczeństwa systemu.
• Wykorzystanie aplikacji enova365 Pulpit Kierownika i Pulpit Pracownika zmniejsza liczbę papierowych dokumentów w obiegu, a także zapewnia lepszą organizację pracy, kontrolę nadgodzin i ustalanie zastępstw.