Wdrożenie enova365 moduły kadr i płac w Billenium S.A.

Przeniesienie procesów kadrowych do firmy 

Billennium S.A. to polska firma, działająca na rynku globalnym, która od 2003 roku rozwija innowacyjne usługi i produkty IT dla klientów biznesowych z całego świata. Zatrudnia ponad 1700 specjalistów w Polsce, Niemczech, Indiach, Malezji i Kanadzie. 

Potrzeby

Przed wdrożeniem firma korzystała z kosztownych usług  outsourcingu kadr i płac. Klient potrzebował więc spójnego oprogramowania  do  kompleksowej obsługi procesów kadrowych.  Kolejnym celem biznesowym było wdrożenie nowoczesnego systemu klasy ERP, który wspierałby techniczny rozwój, w tym m.in. na integrację z zewnętrznymi webserwisami oraz autorskim systemem klienta Pay-Per-Less.

Realizacja projektu

Zakresem wdrożenia objęte zostały obszary HR działalności przedsiębiorstwa przy wykorzystaniu następujących modułów systemu enova365: Kadry i Płace, Workflow oraz Pulpity Pracownicze wraz z dedykowanymi technicznymi rozwiązaniami. 

Wdrożenie rozpoczęło się od spotkań analitycznych zespołów odpowiedzialnych za realizację projektu po stronie Klienta i Alt One w celu zebrania wymagań funkcjonalnych. W trakcie analizy przygotowany został cały proces – przez wyznaczenie konkretnych aktywności wraz z rozwojem projektu oraz zaplanowaniem prac. W dalszym kroku zgromadzone dane zostały przedstawiane w postaci dokumentacji przedwdrożeniowej, zawierającej: harmonogram, etapy i produkty.

Zainstalowane zostały moduły enova365 na środowisku Klienta. Na tym etapie nastąpiła także konfiguracja zgodna z wymaganiami wyznaczonymi w fazie projektowania. Przygotowane zostały konkretne dostosowania, a także złożone dodatki funkcjonalne i modyfikacje. Następnie zaimplementowany został mechanizm podzielnika wynagrodzeń oraz uruchomione pulpity pracownicze.

Zespół wdrożeniowy zrealizował szkolenia dla użytkowników w zakresie procesów obsługiwanych w poszczególnych modułach systemu enova365. Szkolenie przeprowadzone zostało przez doświadczonych konsultantów Alt One, którzy na co dzień wdrażają i użytkują system ERP.

Asysta objęła usługi wsparcia w pierwszych dniach po wdrożeniu aby zagwarantować nieprzerwaną pracę w najbardziej wymagającym okresie. W trakcie pomocy powdrożeniowej świadczone jest także wsparcie w przy operacjach okresowych, takich jak: składanie deklaracji czy dekretacja pierwszych dokumentów. Zazwyczaj pojawiają się wtedy wątpliwości i nasza pomoc pozwala użytkownikom lepiej wykorzystać możliwości systemu w ich codziennej pracy.

Procesy obiegu następujących dokumentów kadrowych:
→ wniosek o dzień wolny dla B2B
→ kwestionariusze dla nowych pracowników
→ Exit interwiew – dla osób odchodzących z pracy oraz
→ akceptacja faktur współpracowników B2B

Pozwalającą na obsługę procesu składania wniosków o dzień wolny dla współpracowników B2B wraz z konfiguracją odpowiedniego limitu dla danej nieobecności.

Między innymi:

→ Umowa zlecenia
→ Umowa zlecenia stawka godzinowa
→ Umowa ramowa o dzieło
→ Umowa NDA pracownik
→ Raport płacowy
→ Rezerwa urlopowa
→ Raport do księgowania wynagrodzeń

→ przypomnienia o niezatwierdzonych wnioskach urlopowych
→ komunikat przy zapisie listy płac informujący o tym, że pracownik był nieobecny cały miesiąc

→ Domena – przekazywanie informacji o pracownikach na potrzeby nadawania uprawnień w domenie
→ Billennium Squad – przekazywanie informacji o wnioskach urlopowych, nieobecnościach, czasie pracy
→ Paperless – przekazywanie informacji o pracownikach, stawce wynagrodzenia oraz okresie zatrudnienia

Kompleksowa obsługa cyklu życia umowy ze współpracownikami B2B

Jako jeden z ciekawszych elementów funkcjonalnych zrealizowanych w ramach tego projektu można wymienić całość rozwiązań dedykowanych dla obszaru obsługi pracowniczej. Autorski moduł Alt One Umowy B2B usprawnia kompleksową obsługę całego cyklu życia umowy z współpracownikami B2B. Wsparcie procesu zaczyna się już na etapie tworzenia umowy, ułatwiając rejestrowanie wraz z określeniem szczegółowych warunków współpracy (wynagrodzenie, premie, dodatki funkcyjne, telefon itp.) oraz ewidencję miesięcznych rozliczeń. Na podstawie danych wprowadzonych do systemu, operator płacowy jest w stanie automatycznie przygotować miesięczne rozliczenia do każdej umowy pracowników B2B, co umożliwia jednocześnie weryfikację zgodności wystawionych faktur.

– Klient ma jeden system, który daje możliwość wysyłki danych i integracji z webserwisami

– zastosowanie rozwiązania pozwoliło zredukować całkowicie koszty obsługi kadrowej  zewnętrznego usługodawcy

– optymalizacja procesów kadrowo – płacowych poprzez bieżącą kontrolę danych zamieszczanych w systemie

– usprawnienie komunikacji z pracownikami poprzez udostępnienie im ich danych kadrowo – płacowych w Pulpicie Pracownika

– ułatwienie procesów kadrowych dzięki obiegowi wniosków kadrowych oraz wniosków o nieobecności w Pulpitach

– usprawnienie raportowania w zakresie wynagrodzeń i kadr

„Wpływ na poprawę wyników firmy: ograniczenie kosztów poprzez rezygnację z zewnętrznego dostawcy usług kadrowo-płacowych, digitalizacja procesu przygotowania i obiegu dokumentów kadrowych, uruchomienie raportowania. Dotychczasowa współpraca, zaangażowanie, profesjonalizm oraz wysoka jakość wykonawstwa pozwala nam udzielić rekomendacji firmie Alt One oraz polecić jej usługi przyszłym zleceniodawcom. Wdrożone dedykowane rozwiązanie Alt One Umowy B2B spełnia nasze oczekiwania.”

– Łukasz Sawicki Billennium S.A.