Alt One, ul. Modlińska 61, 03-199 Warszawa

Telefon: +48 22 635 37 74          e-mail: info@altone.pl

Akta pracownicze w formie elektronicznej – co należy wiedzieć

Akta pracownicze w formie elektronicznej – co należy wiedzieć

 

Od stycznia 2019 roku w życie wejdą zmiany w Kodeksie Pracy oraz ustawie o emeryturach i rentach, które pozwolą na rezygnację z papierowych archiwów akt pracowniczych. Jakie zmiany czekają pracodawców i czy warto przejść na e-teczki?

 

Jeśli chodzi o prowadzenie akt pracowniczych wprowadzone zostaną trzy istotne zmiany:

 

 

Okres przechowywania teczek zostanie skrócony z 50 do 10 lat

→ Pracodawcy będą mogli wybrać w jakiej formie (papierowej lub elektronicznej) chcą prowadzić teczki pracownicze.

→ Zostaną wprowadzone nowe raporty ZUS tzw. raport informacyjny

 

Skrócenie okresu przechowywania dokumentów do 10 lat stanie się automatyczne tylko dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku osób zatrudnianych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, ale dopiero po złożeniu w ZUS raportu informacyjnego. Niezłożenie takiego raportu będzie równoznaczne z utrzymaniem 50 letniego okresu przechowywania. Jeszcze gorzej mają przedsiębiorcy, którzy działają na rynku dłużej niż 20 lat (a więc w znacznej mierze wielkie spółki państwowe). Dane pracowników zatrudnionych przed rokiem 1999 będą musiały być przechowywane zgodnie ze starymi zasadami, firmy będą musiały więc zachować je aż do 2049 roku.

 

enova kadry

 

Akta pracownicze w formie elektronicznej lub w systemie mieszanym

Zgodnie z projektem ustawy, zmianie ulegnie art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który pozwoli pracodawcy na przechowywanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej, rejestrów pracowniczych, ewidencji związanych ze stosunkiem pracy w wybranej przez niego formie, tj. papierowej lub elektronicznej. Obecnie, w związku z rozwojem technologicznym, część pracodawców równolegle z papierowymi aktami pracowniczymi prowadzi akta osobowe w wersji cyfrowej, najczęściej w postaci skanów. Zgodnie z informacjami zawartymi na stronie Państwowej Inspekcji Pracy pracodawcy, którzy przechowują akta pracownicze w formie elektronicznej, dodatkowo powinni gromadzić akta w wersji papierowej. Nowelizowane przepisy pozwolą pracodawcom wybrać formę gromadzenia dokumentów związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzeniem akt osobowych pracownika.

 

Digitalizacja dokumentacji

Zgodnie z nowymi przepisami „zmiana postaci dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzeniem akt osobowych pracownika z papierowej na elektroniczną następuje przez ich zeskanowanie i zapisanie na informatycznym nośniku danych. Postać papierowa dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzeniem akt osobowych pracownika, która jest przechowywana w formie elektronicznej jest zwracana pracownikowi do rąk własnych lub wysyłana listem poleconym na adres zamieszkania pracownika znajdujący się w jego aktach”. Pracodawca, który prowadzi dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, wydaje na żądanie pracownika lub w innych uzasadnionych przypadkach wydruk komputerowy lub kopię elektroniczną całości lub części dokumentacji wraz z oświadczeniem o ich prawdziwości. Wydruk komputerowy z przechowywanej dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej będzie miał moc równoważną dokumentacji gromadzonej w formie papierowej.

 

 Jakie funkcje powinien mieć dobry system do e-teczek?

 

→ Posiadać możliwość indeksowania części (A, B, C) teczki pracowniczej zgodnie z kryteriami przyjętymi w kodeksie pracy

→ Umożliwiać nie tylko przechowywanie skanów dokumentów ale również ich opisywanie

→ Posiadać możliwość łatwego wyszukiwania teczek i konkretnych dokumentów

 

Dodatkowo, wybierając system należy zwróć uwagę na kwestie bezpieczeństwa. Teczki pracownicze to ogromny zbiór danych osobowych i jako taki (w myśl przepisów RODO) powinien być odpowiednio zabezpieczony. Szyfrowanie, możliwość nadawania i ograniczania dostępów, szczelność systemu (potwierdzana np. przez testy penetracyjne) to kilka elementów, które pozwolą Ci stwierdzić czy wybrany system będzie spełniał Twoje oczekiwania względem bezpieczeństwa przechowywanych danych.

Teczki pracownicze w wersji elektronicznej to jednak nie tylko większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Dobrze wybrany system pozwoli Ci również łatwiej zarządzać archiwum oraz lepiej wykorzystywać zgromadzone w nim dane.

 

Na liście funkcji, które mogą być  przydatne należy wymienić:

 

→ Definiowanie alertów (przypomnień) w związku z kończącą się datą ważności dokumentu

→ Tworzenie dokumentu (np. elektronicznego świadectwa pracy) bezpośrednio w systemie

→ Rozbudowana możliwość przeszukiwania baz

→ Portale pracownicze, umożliwiająca przekazywanie danych z system kadrowego bezpośrednio do pulpitu pracownika

→ Możliwość masowego wydruku dokumentacji (np. wszystkich dokumentów zgromadzonych w ramach teczki danego pracownika)

 

 

Z enova365 będziesz gotowy na nowe wymagania prawne

 

enova kadry

 

enova365 to kompletne rozwiązanie dla działów kadrowo – płacowych, wspierające wszystkie procesy kadrowe i HR w Twojej firmie:

 

– Kartoteki pracowników – system kadrowy enova365 pozwala w prosty sposób tworzyć dokumenty związane z zatrudnieniem: umowy, aneksy, zaświadczenia i inne dokumenty kadrowe,

– możliwość podpięcia podpisu elektronicznego oraz metod uwierzytelniania dla pracowników pozwolą wyeliminować papierowe umowy i dokumenty,

– składanie raportów do ZUS oraz załączanie ewidencji czasu do teczek pracowniczych,

– bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz zgodność z wymogami rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).

 

 

No Comments

Sorry, the comment form is closed at this time.