Alt One, ul. Modlińska 61, 03-199 Warszawa

Telefon: +48 22 635 37 74          e-mail: info@altone.pl

Media, sztuka i rozrywka

Media, sztuka i rozrywka

Stowarzyszenie Autorów ZAiKS

Polska organizacja zbiorowego zarządzania prawami autorskimi twórców. Skalę działalności Stowarzyszenia wyraża liczba chronionych ponad 350 tys. utworów odtwarzanych średnio w ciągu dnia i zasób 22 milionów chronionego repertuaru należącego do ponad dwu i pół miliona twórców z kraju i z zagranicy.

Na realizowane bieżąco funkcje ZAiKS-u składają się:

  • udzielanie użytkownikom utworów zgody na ich eksploatację w imieniu autorów, których liczba sięga tysięcy
  • inkasowanie od użytkowników wynagrodzeń dla autorów
  • podział zainkasowanych od użytkowników wynagrodzeń i ich przekazywanie autorom

Cele projektu

  • konieczność konsolidacji procesów,
  • potrzeba szybkiego przetwarzania informacji,
  • integracja z obecnym systemem do naliczania tantiem (m.in. przyjmowanie zleceń fakturowania oraz synchronizacja danych kontrahentów),
  • wystawianie i wysyłka faktur VAT,
  • obsługa rachunków wirtualnych, naliczanie wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald,
  • obsługa rozrachunków oraz wszystkich procesów od strony finansowo-księgowej z podziałem na poszczególne sekcje organizacji.

Powyższe zagadnienia wydają się być dość standardowe i często spotykane w niejednej organizacji. W ZAIKS jednak, nie sam proces skomplikowania wdrożenia i pewnych procesów budzi respekt, ale sama ilość przetwarzanych danych. Wystarczy spojrzeć na kilka liczb:

 

ilość kontrahentów sięgająca ponad 0,5 miliona

ilość wystawianych faktur to ponad 500 tys. rocznie, do tego dochodzą potwierdzenia sald, wezwania do zapłaty itp.

Wszystkie dokumenty „zleceń fakturowania” naliczane i rozliczane są w autorskim systemie ZAIKS, co oznacza, że synchronizacja danych dokumentów, a także kontrahentów i rozrachunków była sporym wyzwaniem, tak aby na końcu wszystkie dane znalazły się w jednym systemie FK.

enova365 księgowość

Ponad 2 000 faktur dziennie!

 

Jednym z założeń było to, że pliki pdf z fakturami miały być generowane i wysyłane z systemu ERP. Przy prostym przeliczeniu ilości dokumentów sprzedaży przez ilość dni roboczych w roku, pozostała do obsłużenia (wydrukowania/wysłania poprzez pocztę email) spora, ponad 2 tysięczna paczka dokumentów przypadająca na 1 dzień roboczy.

 

Wśród wyzwań, jakim musiało sprostać wdrożenie systemu ERP, warto wymienić:

  • zachowanie ciągłości pracy operacyjnej
  • duży zakres modyfikacji koniecznych do wykonania w systemie sprzedażowym
  • integracja z systemem transakcyjnym Istotne było odwzorowanie pełnej specyfiki biznesowej procesu realizacji sprzedaży i fakturowania w jednym systemie fakturowania

 

 

Wdrożenie

Aby sprostać założonym celom, konieczne było wprowadzenie istotnych zmian w zakresie obsługi podstawowych procesów biznesowych Stowarzyszenia. Kluczowa była zmiana modelu integracji pomiędzy systemem transakcyjnym do naliczania tantiem a systemem ERP – z integracji przez pliki tekstowe na integrację online. Do tego celu została utworzona usługa webservices, w pełni automatyzująca proces wymiany danych.

  • integracja enova365 z systemem repartycji – opłat za korzystanie z utworów chronionych prawami autorskimi,
  • automatyzacja rozrachunków i fakturowanie: kilkanaście tysięcy dokumentów miesięcznie, związanych z inkasowaniem i podziałem opłat za wykorzystywanie utworów,
  • implementacja mechanizmu, który przygotowuje plik z fakturami i danymi adresowymi dla drukarni zewnętrznej, obsługującej ZAiKS.

 

Rezultat

Wdrożenie enova365 pozwoliło na:

  • rozszerzenie zakresu synchronizowanych danych o kompletne dokumenty sprzedażowe
  • automatyzację dekretacji dokumentów podstawie zdefiniowanych parametrów księgowania przypisanych odpowiednio do klienta oraz kartoteki sprzedanego produktu

 

Automatyzacja rozrachunków w systemie ERP – skuteczność automatycznego procesu na poziomie 96%

 

  • nadzór nad sposobem dostarczenia dokumentu handlowego do klienta (wysyłka email, wydruk, wydruk paczki dokumentów w drukarni)
  • nadzór nad sposobem dostarczenia dokumentów typu wezwanie do zapłaty, czy potwierdzenie salda (wysyłka email, wydruk, wydruk paczki dokumentów w drukarni)

 

 

Utrzymanie i rozwój systemu enova365

Nasza współpraca z Klientem trwa również po zakończeniu wdrożenia. Służymy pomocą, zapewniamy kompleksową obsługę i serwis w ramach umowy wsparcia.

Zobacz referencje:

Zaiks referencje enova

 

 

Date

Lipiec 17, 2018

Category

Wdrożenia

Wdrożenie: indywidualnie dostosowane do potrzeb organizacji

„Spodobała się nam elastyczność enova365. Usługa webservices w pełni zautomatyzowała proces wymiany danych. Taka zmiana pozwala na zwrot informacji o stanie rozrachunków kontrahenta do systemu transakcyjnego ZAIKS. ” Dorota Kukuć, Główny Księgowy, ZAIKS

Call Now Button