Regulamin świadczenia usług serwisowych przez Alt One

1. Niniejszy regulamin zwany dalej „Regulaminem” określa zasady, zakres i warunki świadczenia usług w ramach serwisu przez Alt One Spółka z o.o. Sp. k. z siedzibą w Warszawie (03-199) przy ulicy Modlińskiej 61, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS 0000198735, NIP 524-23-88-393, REGON 017256539.

Zasady realizacji zgłoszeń serwisowych

2. Dokonując zgłoszenia Klient zamawia, a Alt One zobowiązuje się do zapewnienia wykonania usług z dołożeniem należytej staranności.

3. Zgłoszenie przesłane drogą mailową na adres: pomoc@altone.bcweb2.com.pl jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu i złożeniem zamówienia na wykonanie usługi serwisowej oraz zobowiązaniem Klienta do pokrycia kosztów wykonanych usług.

4. W celu zapewnienia Klientom możliwie najszybszego czasu obsługi serwisowej w Alt One funkcjonują specjalne dyżury. Aby uzyskać pomoc należy kontaktować się z konsultantem pełniącym Dyżur Serwisowy – w dni powszednie od godz. 9.00 do 17.00.

5. Zgłoszenie serwisowe Klient zobowiązuje się przekazać drogą mailową na adres: pomoc@altone.bcweb2.com.pl

6. Zgłoszenie należy wykonać, wpisując w:

• temacie – [nazwa firmy której zagadnienie dotyczy] – nazwa problemu,
• treści – opis problemu precyzujący w miarę możliwości, np. czy: jest on powtarzalny, występuje u jednej osoby, czy u wielu operatorów,
• załączniku – zrzut(y) ekranu.

7. Jako czas przyjęcia zgłoszenia przyjmuje się moment zapisania zgłoszenia w Systemie Obsługi Zgłoszeń. W przypadku zgłoszenia telefonicznego zgłoszenie w platformie serwisowej zapisuje przyjmujący zgłoszenie upoważniony pracownik Alt One.

8. Usługi realizowane będą według kolejności zgłoszeń z zastrzeżeniem, że Klienci z aktywnymi Umowami Serwisowymi obsługiwani będą w pierwszej kolejności.

9. Alt One zastrzega sobie prawo do zmiany umówionego terminu wykonania usługi.

10. Prace serwisowe konsultantów Alt One są odpłatne zgodnie z obowiązującym cennikiem udostępnionym na stronie internetowej: https://altone.pl/cennik-uslug/ . Prace będą ewidencjonowane z dokładnością:

• konsultacje telefoniczne, prace zdalne i prace w biurze Alt One będą rozliczane z dokładnością do 30 minut; minimalny czas rozliczeniowy to 30 minut – czas liczony jest od chwili połączenia bezpośredniego z konsultantem do chwili zakończenia połączenia;
• wizyty u Klienta będą rozliczane z dokładnością do 1 godziny; minimalny czas rozliczeniowy to 1 godzina – czas liczony jest od chwili przybycia konsultanta do siedziby Klienta i kończy się w chwili opuszczenia siedziby Klienta.

11. Wynagrodzenie za prace poza godzinami od 9 do 17 w dni robocze będzie podwyższone o:

• 50% za usługi świadczone poza godzinami pracy w dni robocze;
• 100% za usługi świadczone w soboty i niedziele;
• 200% za usługi świadczone w święta;
  minimalny czas rozliczeniowy w przypadku prac określonych w pkt 11 to 1 godzina.

12. Klient potwierdza i zgadza się, że opłata za usługi serwisowe obejmuje czas poświęcony na diagnostykę i ocenę stanu systemu, realizację prac serwisowych oraz udzielanie wsparcia technicznego przez konsultanta, niezależnie od końcowych wyników lub efektów.

13. Zapotrzebowanie na wykonanie usługi serwisowej w Siedzibie Klienta powinno być zgłaszane przez Klienta z 5-dniowym wyprzedzeniem. Klient ma prawo odwołać wizytę konsultanta w Siedzibie Klienta najpóźniej na 1 dzień roboczy przed planowanym terminem wizyty. W przypadku nieodwołania wizyty z zachowaniem powyższego terminu Klient będzie obciążony opłatą za wykonanie umówionej usługi serwisowej.

14. Dojazd do Klienta w obrębie Warszawy jest płatny ryczałtowo 100,00 zł netto za każdy przyjazd. Koszty dojazdu do Klienta poza Warszawą pokrywa Klient, według obowiązujących stawek kilometrowych dla pojazdów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 przyjmując za punkt odniesienia biuro Alt One w Warszawie, przy ul. Modlińskiej 61, nie mniej niż 100,00 zł netto za przyjazd. Niniejsza kalkulacja odbywać się będzie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002r. nr 27, poz.271 ze zm.).

15. Rozliczenie za wykonane usługi następuje w formie faktury VAT z siedmiodniowym terminem płatności, wystawionej na podstawie Protokołu Odbioru Prac. Protokół Odbioru Prac jest wystawiany po zakończeniu usługi, nie później niż następnego dnia roboczego lub częściowo za usługi w trakcie realizacji na koniec miesiąca kalendarzowego, w którym wykonano prace. W ciągu 2 dni roboczych po otrzymaniu Protokołu Odbioru Prac Klient ma możliwość zgłoszenia ewentualnych niezgodności – brak powiadomienia jest równoznaczny z akceptacją oraz stanowi podstawę do wystawienia faktury. Przez dzień zapłaty rozumie się dzień obciążenia rachunku bankowego Klienta.

16. W przypadku opóźnienia w zapłacie Klient zapłaci Alt One odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych od należnej kwoty za każdy dzień opóźnienia.

17. Alt One zastrzega sobie prawo do bezterminowego zablokowania możliwości korzystania z usług, bez wcześniejszego powiadomienia, w przypadku 30-dniowego opóźnienia Klienta w zapłacie faktury. Odblokowanie świadczenia usług na rzecz Klienta nastąpi w ciągu 5 dni roboczych od czasu uregulowania należności w pełnej wysokości.

18. Faktury będą przesyłane elektronicznie na wskazany przez Klienta adres email.

19. Do bezpośrednich kontaktów i składania zamówień ze strony Klienta upoważniona zostaje osoba wskazana przez Klienta. Osoba wskazana będzie informowana o istotnych kwestiach dotyczących współpracy Stron, w tym o nowych wersjach systemów ERP i zmianach warunków handlowych.

Postępowanie reklamacyjne

20. Klient ma prawo do składania reklamacji dotyczących usług serwisowych w terminie 14 dni roboczych od daty zakończenia wykonywania usługi, która jest przedmiotem reklamacji.

21. Reklamacje są rozpatrywane w ciągu 14 dniu od daty wpływu. W tym czasie Alt One ma obowiązek udzielić odpowiedzi na zgłoszenie oraz w przypadku uznania reklamacji określić czas i sposób realizacji.

22. Reklamacja wymaga zgłoszenia w formie pisemnej na adres siedziby Alt One lub w formie mailowej na adres: info@altone.bcweb2.com.pl. Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać:

nazwę/imię i nazwisko Klienta,
adres siedziby/zamieszkania Klienta,
przedmiot reklamacji (nazwa usługi, termin i miejsce realizacji itp.),
uzasadnienie merytoryczne i formalne reklamacji,
oczekiwania Klienta wobec Alt One.
23. Zgłoszenie reklamacji nie zwalnia Klienta z obowiązku terminowej realizacji zobowiązań i płatności wobec Alt One.

24. Alt One zastrzega sobie prawo do pozostawienia reklamacji bez rozpatrzenia, jeżeli reklamacja zostanie złożona po przekroczeniu terminu o którym mowa w pkt 20 lub jeśli wynikać będzie ona z nieznajomości postanowień niniejszego Regulaminu.

Zasady odpowiedzialności

25. Alt One nie ponosi odpowiedzialności za szkody lub utratę i uszkodzenie danych spowodowane:

użyciem narzędzi przez Klienta w sposób niezgodny z zaleceniami postępowania,
wprowadzeniem modyfikacji do prac bez wiedzy i zgody Alt One,
dokonaniem opracowań, przeróbek, adaptacji lub reprodukcji prac bez wiedzy i zgody Alt One,
niezgodnym z zaleceniami środowiskiem sprzętowym lub oprogramowania systemowego,
awarią sprzętu,
zaniedbaniem obowiązków przez personel podległy Klientowi,
błędami w oprogramowaniu, za które odpowiedzialność ponosi Producent oprogramowania.
26. Instalacja nowej wersji oprogramowania każdorazowo niesie ryzyko zmian w konfiguracji i w mechanizmach będących wynikiem dodatkowych prac programistycznych Eden Technology dla Klienta, za co Alt One nie ponosi odpowiedzialności. Ich aktualizacja pod kątem zmian w kolejnych wersjach oprogramowania będzie realizowana odpłatnie.

Ochrona danych osobowych

27. W celu realizacji usług serwisowych Klient powierza Alt One, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego w sprawie ochrony danych osobowych, przetwarzanie danych osobowych w zakresie wykonywanych prac. Porozumienie w sprawie powierzenia przetwarzania danych stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.

Klauzula realizująca obowiązek informacyjny

Administratorem Pani / Pana danych osobowych jest Alt One Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą przy ul. Modlińska 61, 03-199 Warszawa.
Przestrzeganie zasad ochrony danych w Alt One Sp. z o.o. Sp. k.  nadzoruje wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez iod@altone.bcweb2.com.pl
Pani / Pana dane osobowe przetwarzane będą w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:
Cel przetwarzania danych

Podstawa prawna przetwarzania danych

Zawarcie oraz realizacja współpracy

art. 6 ust. 1 lit. b) Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (wykonanie umowy)

art. 6 ust. 1 lit. f) Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (prawnie uzasadniony interes – komunikacja z osobami kontaktowymi w zakresie realizacji umowy/współpracy)

Obsługa procesu składanych reklamacji

art. 6 ust. 1 lit. b) Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (wykonanie umowy)

art. 6 ust. 1 lit. c) Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (obowiązek prawny)

Dochodzenie roszczeń oraz podjęcie działań w związku z procesem windykacji należności

art. 6 ust. 1 lit. f) Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (prawnie uzasadniony interes – dochodzenie roszczeń, podejmowanie działań o charakterze windykacyjnym)

Marketing bezpośredni (wysłanie informacji handlowych)

art. 6 ust. 1 lit. f) Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (prawnie uzasadniony interes – promowanie towarów i usług oferowanych przez Administratora danych)

Odbiorcami Pani / Pana danych osobowych będą podmioty przetwarzające dane osobowe podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia, w szczególności świadczące usługi wsparcia z zakresie obsługi IT, firmy świadczące usługi marketingowe oraz obsługi prawnej, a także podmioty upoważnione do odbioru danych na podstawie przepisów prawa.
Okres przechowywania Pani / Pana danych osobowych zgromadzonych przez Spółkę uzależniony jest od celu, dla którego Pani / Pana dane są zbierane, zgodnie z poniższymi kryteriami:
okres realizacji współpracy – w przypadku przetwarzania danych w celu realizacji współpracy,
okres niezbędny do rozpatrzenia złożonej reklamacji – w przypadku przetwarzania danych w celu obsługi procesu składanych reklamacji
do momentu rozstrzygnięcia sporu / rozliczenia stron, z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia roszczeń – w przypadku przetwarzania danych w celu dochodzenia roszczeń i podejmowania działań o charakterze windykacyjnym;
do momentu wniesienia przez sprzeciwu – w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie art. art. 6 ust. 1 lit. f) Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych,
po okresach wskazanych w pkt a) – d) przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowanie danych lub przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Pani / Panu następujące prawa:
prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
prawo do przenoszenia danych, w przypadku przetwarzania danych w celu realizacji współpracy oraz obsługi procesu składanych reklamacji,
prawo do wniesienia sprzeciwu, w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie art. art. 6 ust. 1 lit. f) Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych
prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych Panią / Pana dotyczących narusza przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
Podanie przez Panią / Pana danych osobowych jest warunkiem świadczenia usług. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości nawiązania współpracy między Panią / Panem, a Administratorem. Podanie danych w pozostałych celach wskazanych w pkt 3 jest dobrowolne, jednak niezbędne do ich realizacji.

Załącznik nr 1 – Porozumienie w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych

Porozumienie stanowi integralną część Regulaminu świadczenia usług serwisowych przez Alt One i opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z usług Alt One.

Pojęcia użyte w Porozumieniu pisane wielką literą mają znaczenie określone w definicjach.

1. Definicje
Ilekroć w niniejszym Porozumieniu powierzenia przetwarzania danych osobowych mowa o:

„Administratorze” – rozumie się Klienta, który korzysta z usług serwisowych Alt One,
„danych osobowych” – rozumie się przez to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”),
„przetwarzaniu danych” – rozumie się przez to operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie,
„Procesorze” – rozumie się Alt One Sp. z o.o. Sp. k. , który przetwarza dane osobowe na podstawie polecenia Klienta w związku z korzystaniem przez Klienta z usług określonych w Regulaminie oraz zamówieniu,
„systemie informatycznym” – rozumie się przez to zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych,
„Porozumienie” – rozumie się przez to niniejsze Porozumienie w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych,
„Ustawie o ochronie danych osobowych” – rozumie się przez to Ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 z późn. zm.),
„Ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych” – rozumie się przez to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

2. Przedmiot Porozumienia
Przedmiotem Porozumienia jest powierzenie Procesorowi przez Administratora, przetwarzania danych osobowych, w związku ze świadczeniem usług serwisowych przez Alt One.
Administrator oświadcza, że jest administratorem danych, w rozumieniu art. 4 pkt 7) Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, o których mowa w §3 ust. 1 Porozumienia.
Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych, a Procesor zobowiązuje się do ich przetwarzania zgodnego z prawem i Porozumieniem.
Procesor będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w Porozumieniu

3. Powierzenie przetwarzania danych osobowych
Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych pracowników, współpracowników, kandydatów do pracy oraz wszelkich innych kategorii osób, które będą niezbędne do realizacji usługi.
Zakres powierzonych do przetwarzania danych osobowych obejmuje następujące kategorie danych: imię, nazwisko, email, numer telefonu, adres zamieszkania, adres zameldowania, numer i seria dowodu osobistego, numer PESEL, wynagrodzenie, numer konta bankowego, informacje na temat członków rodziny, informacje o stanie zdrowia, informacje o mandatach/zajęciach komorniczych, informacje o wykształceniu, oraz wszelkie inne kategorie danych niezbędne do realizacji usługi.
Rodzaj powierzonych danych obejmuje wszelkie rodzaje danych, w tym tzw. szczególne kategorie danych oraz dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych.
Celem powierzenia przetwarzania danych osobowych jest umożliwienie prawidłowej realizacji usług, o których mowa w §2 ust. 1 Porozumienia.
Procesor, w zakresie realizacji celu określonego w ust. 4 powyżej, jest uprawniony do wykonywania następujących operacji na danych: utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, usuwanie.
Przetwarzanie powierzonych danych odbywać się będzie przy wykorzystaniu systemów informatycznych.
Z uwagi na cel powierzenia przetwarzania danych osobowych, przetwarzanie danych będzie miało charakter cykliczny.

4. Obowiązki Procesora
Procesor będzie przetwarzał powierzone mu dane osobowe na warunkach i zgodnie z treścią obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. W szczególności przetwarzanie powierzonych danych odbywało się będzie w zgodzie z postanowieniami: Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, wydanych na jego podstawie krajowych przepisów z zakresu ochrony danych osobowych oraz innych właściwych w zakresie przetwarzania danych osobowych przepisów prawa.
W związku z powierzeniem przetwarzania danych osobowych Procesor zobowiązuje się do:
przetwarzania danych osobowych wyłącznie na podstawie Porozumienia lub inne udokumentowane polecenie Administratora, za jakie uważa się polecenie przekazane w formie pisemnej lub drogą elektroniczną,
zapewnienia by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy,
podjęcia wszelkich środków gwarantujących bezpieczeństwo powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w tym m.in. do wdrożenia, przy uwzględnieniu stanu wiedzy technicznej, kosztu wdrażania oraz charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa odpowiadającemu temu ryzyku,
przestrzegania określonych w §6 Porozumienia warunków podpowierzenia przetwarzania danych osobowych innemu podmiotowi,
aktywnej współpracy z Administratorem przez cały okres trwania powierzenia przetwarzania danych osobowych, która w szczególności polega na tym, iż Procesor biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w miarę możliwości będzie pomagał Administratorowi wywiązywać się z obowiązków względem osób, których dane dotyczą oraz, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, będzie pomagał Administratorowi wywiązywać się z obowiązków w zakresie zagwarantowania bezpieczeństwa danych osobowych.
Procesor zobowiązuje się niezwłocznie zawiadomić Administratora o:
prawnie umocowanym żądaniu udostępnienia danych osobowych właściwemu organowi państwa, chyba, że zakaz zawiadomienia Administratora wynika z przepisów prawa, a w szczególności przepisów postępowania karnego, gdy zakaz ma na celu zapewnienie poufności wszczętego dochodzenia,
nieupoważnionym dostępie do danych osobowych,
żądaniu otrzymanym bezpośrednio od osoby, której dane przetwarza, w zakresie przetwarzania dotyczącej jej danych osobowych, powstrzymując się jednocześnie od odpowiedzi na żądanie, chyba, że zostanie do tego upoważniony przez Administratora.
W przypadku wystąpienia incydentu zagrażającego bezpieczeństwu powierzonych do przetwarzania danych osobowych, tj. w szczególności wystąpienia lub podejrzenia wystąpienia któregokolwiek z: kradzieży, nieuprawnionego dostępu lub wykorzystania, ujawnienia, utraty, uszkodzenia lub zniszczenia powierzonych danych osobowych lub jakiegokolwiek innego niewłaściwego lub bezprawnego przetwarzania powierzonych danych osobowych, Procesor jest zobowiązany:
niezwłocznie po powzięciu wiadomości o incydencie, jednak w każdym przypadku nie później niż w ciągu 24 (dwudziestu czterech) godzin od powzięcia takiej wiadomości, powiadomić Administratora o takim incydencie,
zapewnić pomoc i przekazać informacje, które mogą być zasadnie wymagane przez Administratora w związku z tym incydentem,
niezwłocznie po powzięciu wiadomości o incydencie podjąć wszelkie zasadne starania w celu przeprowadzenia dochodzenia w sprawie incydentu jak również usunięcia przyczyn oraz jego skutków, z zastrzeżeniem, że Procesor dołoży takich starań wyłącznie na polecenie Administratora wydane po powiadomieniu Administratora o incydencie.

5. Prawo kontroli
Procesor umożliwi Administratorowi przeprowadzanie kontroli działań Procesora w zakresie obiektywnie niezbędnym dla wykazania zgodności przetwarzania danych osobowych z Porozumieniem oraz obowiązującymi przepisami prawa, w następujących przypadkach:
obowiązek przeprowadzenia kontroli został nałożony przez organ nadzorczy,
przeprowadzenie kontroli jest konieczne dla wyjaśnienia naruszenia ochrony danych osobowych.
W przypadkach innych niż wymienione w ust. 1, Administrator jest uprawniony do dokonania kontroli działań Procesora w zakresie obiektywnie niezbędnym dla wykazania zgodności przetwarzania danych osobowych z Porozumieniem oraz obowiązującymi przepisami prawa, pod warunkiem uprzedniego uzgodnienia przez obie Strony warunków przeprowadzenia kontroli, z uwzględnieniem nakładu czasu i działań po stronie Procesora, związanych z udziałem w kontroli.
W każdym przypadku, kontrola może być prowadzona przez Administratora wyłącznie w zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane przez Procesora w związku z realizacją celu powierzenia przetwarzania danych osobowych określonego w §3 ust. 4 Porozumienia, bez uszczerbku dla tajemnicy przedsiębiorstwa Procesora oraz informacji poufnych należących do osób trzecich.
Administrator jest zobowiązany zawiadomić Procesora o zamiarze przeprowadzania kontroli z odpowiednim wyprzedzeniem, tj. na co najmniej siedem (7) dni roboczych przed planowaną datą rozpoczęcia kontroli, wskazując dokładny zakres, termin oraz osoby upoważnione przez Administratora do przeprowadzenia kontroli.
Jeżeli z uzasadnionych przyczyn przeprowadzenie kontroli przetwarzania nie będzie możliwe w terminie wskazanym przez Administratora w zawiadomieniu, o którym mowa w ust. 4, Procesor poinformuje Administratora o pierwszym możliwym terminie przeprowadzenia kontroli.
Każda z osób upoważnionych przez Administratora do przeprowadzenia kontroli, przed rozpoczęciem kontroli podpisze zobowiązanie o zachowaniu w poufności wszelkich informacji uzyskanych podczas realizacji kontroli, w tym danych osobowych, których administratorem danych jest Procesor.
O ile będzie to niezbędnie konieczne Procesor będzie zobowiązany umożliwić przeprowadzenie kontroli, a w szczególności udostępnić dokumentację, pomieszczenia i infrastrukturę techniczną w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia takiej kontroli. Ponadto, Procesor jest zobowiązany udzielić Administratorowi niezbędnych informacji, dotyczących wykonywania Porozumienia.
Kontrola przetwarzania wymagająca dostępu do pomieszczeń Procesora lub systemów informatycznych nie może trwać łącznie dłużej niż 1 (jeden) dzień roboczy. Czynności kontrolne mogą być wykonywane w dni robocze w godzinach od 8:00 do 16:00.
Administrator dostarczy Procesorowi raport z przeprowadzonej kontroli, podpisany przez obie Strony. Raport zawierał będzie wnioski z kontroli oraz, jeżeli okaże się to konieczne, uzgodniony przez Strony zakres i warunki ewentualnych zmian w zakresie przetwarzania danych osobowych powierzonych przez Administratora.
Wszelkie koszty kontroli, prowadzonych przez Administratora lub przez osoby trzecie działające w imieniu i na rzecz Administratora, pokrywa Administrator.
Procesorowi przysługuje zwrot uzasadnionych kosztów i wydatków, poniesionych w związku z kontrolą prowadzoną przez Administratora lub przez osoby trzecie działające w imieniu Administratora.

6. Podpowierzenie i transfer do państw trzecich
Procesor ma prawo podpowierzania danych osobowych, o których mowa w §3 ust. 1 Porozumienia, w zakresie i celu niezbędnym do realizacji celu powierzenia przetwarzania danych osobowych określonego w §3 ust. 4 Porozumienia.
Procesor jest zobowiązany do poinformowania Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, dając tym samym Administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian. Administrator ma świadomość, że wyrażanie sprzeciwu, o którym mowa powyżej może mieć wpływ na zmianę sposobu świadczenia na jego rzecz usług, o których mowa w §1 ust. 1 Porozumienia, a nawet wiązać się z koniecznością rozwiązania współpracy.
Jeżeli do wykonania w imieniu Administratora konkretnych czynności przetwarzania Procesor korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego, zobowiązuje się on do tego, że:
będzie korzystał wyłącznie z usług takich podmiotów, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by dokonywane przez nie przetwarzanie danych osobowych spełniało wymogi Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych,
na ten inny podmiot przetwarzający, w drodze zawartej pomiędzy tym podmiotem a Procesorem umowy, nałożone zostaną te same obowiązki ochrony danych jak w §4 Porozumienia, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych ochrony danych, a także prawo do umożliwienia przeprowadzenia przez Administratora u tych podmiotów kontroli na zasadach określonych w § 5 Porozumienia.
Jeżeli inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Procesorze.
Procesor na każde żądanie Administratora, jest zobowiązany do przedstawienia aktualnej listy innych podmiotów przetwarzających, którym podpowierzył powierzone mu przez Administratora dane osobowe.

7. Odpowiedzialność Procesora
Procesor jest odpowiedzialny za wszelkie szkody będące następstwem przetwarzania powierzonych mu danych osobowych, w sposób sprzeczny z Porozumieniem lub obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności powstałych w wyniku udostępnienia danych osobom nieupoważnionym.

8. Usunięcie lub zwrot danych osobowych
Zależnie od decyzji Administratora w tym zakresie Procesor jest zobowiązany do usunięcia lub zwrotu wszelkich powierzonych mu danych osobowych oraz usunięcia wszelkich ich istniejących kopii, chyba, że obowiązujące przepisy prawa nakazują przechowywanie tych danych osobowych. Usunięcie / zwrot danych zostaną stwierdzone stosownym protokołem, w sposób i na zasadach określonych przez Administratora.

9. Czas trwania Porozumienia

Porozumienia zawarte jest na czas odpowiadający okresowi świadczenie usług na rzecz Administratora.

10. Pozostałe postanowienia
Przetwarzanie danych dozwolone jest wyłącznie w celu określonym w §3 ust. 4 Porozumienia. Wykorzystanie przez Procesora danych Administratora w celach innych niż określone Porozumieniem wymaga każdorazowo uprzedniej, pisemnej zgody Administratora.
Przestrzeganie zasad ochrony danych u Procesora nadzoruje wyznaczony Inspektor Ochrony Danych – z którym można skontaktować się pisząc na adres email: iod@altone.bcweb2.com.pl
11 Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych postanowieniami Porozumienia zastosowanie będą mieć właściwe przepisy prawa.
Strony zgodnie oświadczają, iż w przypadku sporów powstałych na tle realizacji Porozumienia dążyć będą do polubownego ich załatwienia. W przypadku, gdy nie dojdzie do załatwienia sporu w powyższy sposób, właściwym do jego rozstrzygnięcia będzie sąd powszechny właściwy miejscowo według właściwości ogólnej.
Niniejsze Porozumienie stanowi integralną część Regulaminu świadczenia usług serwisowych przez Alt One.